以案说法 | 工程类合同纠纷案件如何做到胜券在握?


 

案例

2014年到2016年,甲公司与乙公司就某工程项目建筑材料采购,签订了多份合同,甲公司供货并完成安装后,乙公司多年一直拖欠工程款。2019年,甲公司因员工离职,清理账目,甲公司才发现乙公司尚有大量应收账款未收回,而且收回难度极大。

从合同履行的情况看,甲公司委托本所律师进行诉讼当日,正是诉讼时效的最后一日。本所律师接受委托后立即发函催款中断诉讼时效,并进行证据梳理。由于公司合同管理混乱和离职员工不配合,导致有大量的证据资料缺失,且多份合同约定了多处管辖法院。



合同管理就是证据管理

 

在企业法律顾问工作的实践中,有相当一部分应收账款无法通过催收方式收回,需要通过诉讼方式解决。那么如何提高企业合同纠纷案件的胜诉效率呢?

 

根据公开司法大数据检索分析,有三分之一至二分之一的合同纠纷或多或少存在着证据不足或没有证据的情况,这其中又有相当大的一部分由于证据瑕疵问题导致索赔方败诉,使欠钱的人白白得了便宜,甚至还有反诉成功的情况。

 

事实上,打官司,就是打证据证据的作用是让没有参与过事情经过的第三方,特别是法院和仲裁机构,能够根据证据尽量复原事情的经过。

 

发展到诉讼阶段的合同纠纷,暴露出大多数企业的一个重要的问题——重诉讼,轻预防。如果合同管理做好,诉讼方面的投入将会大量减少,企业的利润和现金流将会大量增加。


 

如何在企业合同管理过程中,保存完整的证据链条?

 

第一,合同表述尽量清晰。关键节点必须明确。比如交货时间,交货地点,收货人等。很多从外地寄送的货物,由于收货人指示不清,卖方经常在物流凭单上写上自己工作人员的名字,或第三方的名字,最终导致卖方明明已经发了货,买方却抗辩说没有收到货,因为物流凭证和收货单上,没有买方人员的名字。

 

第二,重大事项的谈判要做好会议纪要。争取让所有的参会者签字,必要时要对会谈情况进行录音保存。如果合同文本出现理解偏差,需要通过谈判过程确定双方的合同目的和谈判本意,那么会议纪要就相当重要,很多经过确认的会议记要具有合同效力。

 

第三,双方沟通过程要留痕。合同执行过程中,往往会发生一些签订合同时没有预料到的情况,双方对问题的处理和沟通过程,以及最终确定的处理意见,必须进行书面留痕,一般应该是函件或电子邮件,实践中微信、短信也具有证明效力,但需要按照法律规定的方式保存证据。

 

第四,合同履行过程中在书面材料中制造与对方的连接点。付款的数量要按照合同约定的时间来付,比如合同约定先付30%的预付款,根据合同总价计算30%是10.1万元,就不要取整付10万元,这样付款的性质就可能说不清楚。另外如果在汇款付言中标注合同编号,付的是哪一期款就更加清楚明确了。如果我们是卖方,更须要求对方这样做。再比如,当我们向对方寄送货物时,要在物流单明确写清对方公司的名字,哪怕合同并没有这样要求。寄送催款函的时候,要在物流单上留下合同编号及催款函等字样,避免对方拒收,达不到中断时效的目的。

 

第五,合同文本审核相当重要。很多公司把甲方的指令作为生命线,只要是甲方拿来的合同,只看价格,其他一律不看,这样的情况酿成重大损失的不再少数。大部分的甲方是强势的,但其合同文本不是不能改。我们必须要审核修改的,就是那些本身在合同签订之初就存在的必然风险。

上文案例中,买卖双方三份往来订单,约定了三个不同的管辖,有仲裁,有法院,有本地,有外地。本来是一个案子,变成了三个案子,本来本地就解决,现在需要出差多趟,诉讼成本翻了几倍,一般的公司只能选择吃哑巴亏。

 

第六,要及时的提升工作人员的法律意识。做好法律培训,避免以为人员离职发生证据缺失的情况。有时候我们发现不是工作人员故意去犯错,而是他不知道他的这个行为会导致哪些严重的后果,也因为没有做好工作交底导致工作人员对合同时间节点不清晰。

上文案例中的离职相关业务人员,为谋取私利,故意不配合调取证据,利用公司管理漏洞与对方恶意串通,已经涉嫌刑法上的职务侵占罪。


 

法条链接

 

《合同法》  第六十四条

当事人对自己提出的主张,有责任提供证据

当事人及其诉讼代理人因客观原因不能自行收集的证据,或者人民法院认为审理案件需要的证据,人民法院应当调查收集。

人民法院应当按照法定程序,全面地、客观地审查核实证据。






祝 博

北京市致诚律师事务所  企业法律顾问中心执行主任

专业领域:公司法律顾问、公司并购与重组、破产法律事务、公司股权诉讼、建设工程诉讼等


毕业于北京航空航天大学法学院

曾从事法律援助工作近十年





       
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